Eksternal Public Relations Dan Internal Public Relations

Public Relations (PR) di Indonesia menonjol adalah saat krisis, Entah itu dalam konteks krisis yang melanda perusahaan demi usaha mikro, serta krisis ekonomi menghantam Indonesia sejak September 1997 lalu. Perusahaan untuk awalnya mendominasi perekonomian dan perdagangan Indonesia tiba-tiba kehilangan muka karena terbukti mampu mengelola kinerja perusahaan. Ini ka¬rena perusahaan mereka dikelola oleh prinsip “keluarga” dan “persahabatan” ini identik dengan korupsi, kolusi dan nepotisme (KKN).

Hubungan dengan publik diluar perusahaan merupakan kebutuhan mutlak. Karena perusahaan tidak mungkin berdiri sendiri tanpa bekerja sama dengan perusahaan lain. Oleh karena itu, perusahaan harus menciptakan hubungan yang harmonis dengan khalayak pada khususnya dan masyarakat pada umumnya.

Salah satunya adalah dalam komunikasi dengan publik eksternal dalam informatif dan persuasif. Informasi yang disajikan harus adil, menyeluruh dan sempurna berdasarkan fakta yang sebenarnya. Persuasif, komunikasi dapat dilakukan atas dasar membangkitkan perhatian komunikan (publik) sehingga rasa yang dihasilkan dari bunga.

Masalah yang perlu dipecahkan dalam kegiatan humas eksternal mencakup bagaimana untuk memperluas pasar untuk produksi, memperkenalkan produk kepada masyarakat, penghargaan dan penerimaan publik dan masyarakat, menjaga hubungan baik dengan pemerintah, mengetahui sikap dan publik opini terhadap perusahaan, menjaga hubungan baik dengan pers dan pemimpin opini, menjaga hubungan baik dengan masyarakat dan pemasok terkait dengan operasi perusahaan dan mencapai rasa simpati dan kepercayaan dari publik di masyarakat.

Tindakan yang akan dilakukan humas eksternal seperti :

• Menganalisis dan menilai sikap dan opini publik menanggapi kebijaksanaan pimpinan perusahaan dalam memobilisasi karyawan dan menerapkan metode
• Memegang koreksi dan saran kepada perusahaan terkemuka, terutama yang menerima pengawasan publik atau kritik.
• Mempersiapkan bahan penerangan dan penjelasan yang adil dan obyektif bahwa publik masih memperoleh kejelasan tentang semua kegiatan dan perkembangan perusahaan.
• Membantu pimpinan dalam hal menciptakan atau memperbaiki formasi menuju staf yang efektif.
• Melakukan investigasi atau penelitian tentang kebutuhan, kepentingan dan selera publik untuk barang yang diproduksi oleh perusahaan.

Kegiatan Eksternal Public Relations dimaksudkan untuk publik eksternal organisasi / perusahaan, yaitu semua elemen yang berada di luar perusahaan yang tidak terkait langsung dengan perusahaan, seperti masyarakat di sekitar perusahaan, pers, pemerintah, konsumen, pesaing dan lain-lain.

Melalui kegiatan eksternal ini, diharapkan dapat menciptakan kedekatan dan kepercayaan publik eksternal kepada perusahaan. Dengan melakukan hal itu akan menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi / perusahaan dengan publik eksternal, sehingga menghasilkan citra yang baik dari perusahaan di mata publik.

Kegiatan hubungan eksternal yang dilakukan oleh Humas Officer, yaitu :

Hubungan dengan komunitas (community relations)

Hubungan dengan masyarakat merupakan wujud kepedulian perusahaan terhadap lingkungan sekitar perusahaan. Ini juga dapat diartikan sebagai tanda terima kasih kepada perusahaan masyarakat. Dengan begitu menunjukkan bahwa perusahaan tidak hanya mengambil keuntungan dari mereka, tetapi berhati-hati dan ingin berbagi apa yang diperoleh perusahaan dari lingkungan yang dimiliki bersama-sama. Hubungan dengan komunitas ini sering diwujudkan dalam program Corporate Social Responsibility.

Hubungan dengan pelanggan (customer relations)

Membina hubungan baik dengan pelanggan, dilakukan dalam rangka meningkatkan loyalitas pelanggan dan kepercayaan dari produk dan perusahaan itu sendiri. Menurut Seitel (2001: 455) tujuan hubungan pelanggan, antara lain :

• Mempertahankan pelanggan yang sudah ada.
• Menarik pelanggan baru.
• Pemasaran / pengenalan produk atau jasa baru.
• Memfasilitasi penanganan pelanggan keluhan.
• Mengurangi biaya, hubungan pelanggan dapat dilakukan dengan berbagai cara, termasuk tur pabrik, iklan, film, pameran, publisitas, brosur, dan acara khusus.

Hubungan dengan media massa dan pers

Hubungan dengan media dan pers adalah sebagai alat, pendukung atau media kerja sama untuk kepentingan proses publikasi dan publisitas kegiatan untuk program kerja halus atau aktivitas public relations komunikasi dengan masyarakat.

Dengan hubungan yang baik dengan media dan pers, perusahaan bisa mengontrol, mencegah, dan meminimalkan negatif berita-pelaporan atau salah tentang perusahaan di media massa. Hubungan dengan pers dapat dilakukan melalui kontak formal dan kontak informal.

Formulir kontak hubungan melalui antara lain resmi konferensi pers, press tour (press tour), pers (press briefing), dan tekan penerimaan. Sedangkan bentuk hubungan melalui kontak informal antara lain, siaran pers, wawancara pers dan konferensi pers (press gathering).

Hubungan dengan pemerintah (government relations)

Sebuah hubungan yang baik dengan pemerintah untuk memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan kebijakan yang akan diambil oleh kebijakan pemerintah, sehingga kebijakan tersebut direalisasikan sesuai dengan aturan pemerintah dan tidak melanggar hukum.

Definisi Internal Public Relations

Kegiatan internal Public Relations adalah kegiatan yang ditujukan untuk internal publik organisasi / perusahaan. Publik internal adalah semua elemen yang mempengaruhi secara langsung dalam keberhasilan perusahaan, seperti karyawan, manajer, supervisor, pemegang saham, dewan direksi perusahaan dan sebagainya.

Melalui kegiatan Internal Public Relations diharapkan dapat memenuhi kebutuhan internal dan kepentingan umum dari organisasi / perusahaan. Dengan hubungan yang harmonis antara pihak-pihak yang terkait dengan perusahaan itu akan menciptakan iklim kerja yang baik. Dengan demikian operasi perusahaan akan berjalan dengan lancar.

Kegiatan hubungan internal yang dilakukan oleh Petugas Hubungan Masyarakat, yaitu :

Hubungan dengan karyawan (employee relations)

Sebuah PR harus dapat berkomunikasi dengan semua tingkatan karyawan baik secara formal maupun informal untuk menentukan kritik dan saran yang dapat dipertimbangkan dalam pembuatan kebijakan dalam organisasi / perusahaan mereka.

Sebuah PR harus mampu menjembatani komunikasi antara manajemen dan karyawan. Karena program memegang hubungan karyawan diharapkan akan mengarah pada hasil positif yang karyawan merasa dihargai dan dirawat oleh perusahaan. Sehingga tercipta rasa memiliki (sense of belonging), motivasi, kreativitas dan ingin mencapai performa maksimal.

Hubungan dengan pemegang saham (stockholder relations)

Sebuah PR juga harus mampu membangun hubungan yang baik dengan pemegang saham, dan mampu berkomunikasi apa yang terjadi dalam organisasi / perusahaan. Karena sebagai penyandang dana, mereka harus selalu tahu perkembangan perusahaan secara transparan dalam rangka meningkatkan kepercayaan diri mereka dalam perusahaan. Dengan demikian akan menghilangkan kesalahpahaman dan kecurigaan terhadap perusahaan.