CARA MENULIS NASKA PUBLIC RELATION (PR)

CARA MENULIS NASKA PUBLIC RELATION (PR)

1.   Teknik Penulisan PR

Teknik Penulisan Humas (Public Relations Writing) adalah keterampilan Menulis  (writing skills) khas Humas/PR dalam menghasilkan naskah-naskah yang diperlukan untuk kepentingan pencitraan positif dan popularitas perusahaan/organisasi.

Tipe-tipe panulisan atau naskah PR dapat dibagi menjadi dua bagian:

a. Berkaitan dengan Media Relations/Press Relations, seperti naskah press release (siaran pers), advertorial, dan press conference (press kit/media kit). 

b.  Berkaitan dengan media promosi, informasi, dan komunikasi perusahaan/organisasi, seperti naskah untuk dipublikasikan di newsletter, in house magazine/Company Magazines, naskah laporan tahunan (annual report), company profile, leaflet, booklet, brosur, dan sebagainya.

Untuk menghasilkan naskah yang baik (good writing), Humas/PR harus memiliki keterampilan jurnalistik layaknya wartawan, seperti pemahaman tentang nilai berita (news values), bahasa jurnalistik (language of mass communications), kode etik jurnalistik, dan sebagainya.

Untuk kepentingan publikasi yang luas, Humas/PR membutuhkan peran media. Karena itu, diperlukan sebuah hubungan yang baik dengan kalangan pers/media massa (Press/Media Relations).

Agar hubungan itu tercipta dengan baik, Humas perlu mengenali dunia pers dengan baik pula, seperti karakteristik wartawan, format media, cara kerja wartawan/media, dan sebagainya.

2.   Penulisan Humas: Siaran Pers

Siaran Pers (Press Release, biasa disebut rilis saja) adalah naskah berita (data atau informasi tentang sebuah kegiatan –pra ataupun pasca) yang disampaikan kepada wartawan atau kantor redaksi media untuk dipublikasikan di media tersebut.

Dengan demikian, menulis siaran pers pada dasarnya sama dengan menulis berita seperti dilakukan para wartawan. Oleh karenanya, karakteristik dan struktur penulisan siaran pers sama dengan menulis berita.

Karakteristik siaran pers adalah memiliki “nilai berita” (news values), yakni aktual, faktual, penting, dan menarik.

Struktur penulisannya pun sama dengan dengan penulisan berita, yakni terdiri dari head (Judul), dateline (baris tanggal), lead (teras berita), dan news body (tubuh atau isi berita).

Berita sendiri artinya adalah laporan peristiwa atau peristiwa yang dilaporkan oleh media massa. Rilis adalah beritay yang dibuat Humas instansi/lembaga.

3.   Kiat menulis siaran pers:

1. Tulis dengan gaya penulisan berita.
2. Jangan terlalu panjang – cukup satu lembar.
3. Langsung ke masalahnya dengan segera.
4. Penuhi unsur berita 5W+1H.
5. Berikan lebih dari satu nomor kontak –nomor telpon kantor, kontak pribadi, HP, e-mail, dan fax.
6. Jika memungkinkan, buatlah usulan mengenai orang-orang yang dapat diwawancara.
7. Cek/konfirmasi siaran pers yang sudah dikirimkan melaui fax, surat, atau e-mail.
8. Jika perlu, seratakan ilustrasi foto, tabel, atau grafik atau bahan pendukung lainnya –makalah, naskah pidato, susunan acara, dsb.
9. Tuliskan pada kertas berkop-surat sehingga benar-benar resmi.
10. Tandatangani oleh pejabat paling berwenang, misalnya manajer humas, ketua panitia, dan/atau ketua lembaga/perusahaan.
11. Jika bersifat individu, misalnya artis, pakar, pejabat, ataupun warga biasa, sertakan fotokopi identitas.

4.   Surat Pembaca

Surat Pembaca (letter to the editor) mirip siaran pers, terutama dalam hal teknis penulisan dan pengiriman. Yang membedakan adalah dalam hal isi dan tujuannya.

Isi dan tujuan surat pembaca biasanya merupakan tanggapan, sanggahan, klarifikasi, atau penggunaan Hak Jawab dan Hak Koreksi atas informasi yang dinilai salah dan merugikan.

Surat pembaca berupa tanggapan, biasanya diawali dengan mengutip berita atau surat pembaca yang sebelumnya sudah dimuat, sehingga pembaca dapat mengetahui latar belakang masalah yang diklarifikasi.